چگونه یک دستگاه فکس مناسب انتخاب کنید ؟

دستگاه فکس چیست ؟

دستگاه فکس به دستگاهی گفته می شود که امکان ارسال و دریافت نامه های اداری را با استفاده از خطوط تلفن مهیا می کند . بدین صورت که کاغذ در دستگاه وارد شده و اسکن می شود و سپس از طریق تلفن فرستاده می شود .
دستگاه فکس نوشته یا همان نامه های اداری را به کدهای مناسب برای ارسال در خطوط تلفن تبدیل می کند . این کار توسط فکس مبدأ صورت می گیرد ، پس از تبدیل نوشته به سیگنال های قابل ارسال در خطوط تلفن و ارسال آن به فکس دیگر ، فکس مقصد سیگنال های دریافتی را به نوشته تبدیل کرده و نوشته ها بر روی کاغذ چاپ می شوند .
فکس ها به سه دسته لیزری ، کاربنی ، حرارتی تقسیم می شوند که با توجه به نیاز شرکت و استفاده کننده مورد نظر نوع آن مشخص می شود . به طور مثال در یک شرکت کوچک که تعداد نامه های اداری ارسالی و دریافتی کم است استفاده از فکس حرارتی که دارای سرعت کم است مناسب تر می باشد یا در شرکت متوسط که تعداد فکس ها زیاد نیست و تنها یک نفر (مثلاً منشی) از فکس استفاده می کند ، فکس کاربنی که سرعتی متوسط دارد نیاز شرکت را مرتفع می سازد و در شرکت بزرگ که چندین نفر از دستگاه فکس استفاده می کنند و تمایل به استفاده مفید از فضای شرکت را دارند و تعداد نامه های ارسالی و دریافتی زیاد است بهتر است از فکس لیزری استفاده شود که سرعت بالایی دارد و هم چنین دارای ویژگی های خاص زیادی می باشد .

شرکت هایی که دستگاه سانترال دارند از چه فکسی باید استفاده کنند ؟

شرکت هایی که دستگاه سانترال دارند با توجه به موارد فوق ، فکس مورد نظر را تهیه کرده و آن را به عنوان یک داخلی در سانترال تعریف کنند تا کلیه کارکنان بتوانند در صورت لزوم مکالمات را به این سیستم ارتباطی پیشرفته انتقال دهند .
تعریف فکس به عنوان یک داخلی در دستگاه سانترال موجب می شود در عین استفاده از قابلیت های سانترال برای دریافت فکس اتوماتیک ، وجهه شرکت نیز در برابر تماس گیرنده حفظ شود .

موارد مهم دیگری برای انتخاب دستگاه فکس

- فکس دارای گوشی تلفن باشد یا خیر ؟                                                                      
بعضی از دستگاه های فکس دارای تلفن رومیزی و یا تلفن بی سیم هستند مانند مدل KX-FT711

- در صورت داشتن تلفن ، پیغام گیر هم داشته باشد ؟

فکس هایی که دارای گوشی تلفن هستند می توانند دارای پیغام گیر به منظور دریافت پیغام در هنگام عدم پاسخگویی باشند .

- انتخاب فکسی که بتواند از دو طرف کاغذ پرینت بگیرد و یا فقط از یک طرف کاغذ

بعضی از دستگاه های فکس قابلیت برش خودکار کاغذ را دارند مانند اکثر فکس هایی که به جای کاغذ از رول استفاده می کنند .

- داشتن حافظه برای دریافت فکس در هنگام نبود کاغذ

فکس هایی که دارای حافظه هستند ، زمان که کاغذ در دستگاه فکس وجود نداشته باشد فکس را در حافظه خود نگه می دارد و پس از گذاشتن کاغذ ، فکس دریافتی چاپ می شود .

کدام دستگاه فکس بهتر است؟

کدام دستگاه فکس برای شما بهتر است؟

از فکس خود چه میخواهید؟

بعضی وقتها انتخاب یک فکس مناسب با شرایط و نیازهای کار شما از میان تنوع بسیار فکسها در بازار با کارایی های متفاوت و قیمت های متنوع ،برای شما مشکل خواهد بود .

فکسها حرارتی یا فکسهای ترمال (Thermal) :اسم این فکس ها از نحوه عملکرد آنها برای چاپ روی کاغذ های مخصوص خود گرفته شده است. که با استفاده از سنسور حرارتی مبادرت به چاب فکس مورد نظر روی کاغذ حرارتی مخصوص خود میکند.این عمل تا حدود زیادی شبیه عملکرد دستگاههای کارت خوان و خود پردازها خواهد بود. خصوصیت اصلی این فکس ها کاغذ مخصوص آنها و مکانیزم حرارتی چاپ روی این کاغذ های مخصوص است.این ویژگی مثل تمام فکس های دیگر دارای مزایا و معایبی البته از دید کاربران مختلف خواهد داشت.

مزایا :یکی از مزیت های این فکس ها، قیمت مناسب دستگاه های فکس حرارتی و همچنین قیمت بسیار کم مواد مصرفی این فکس ها که همان کاغذ مخصوص حرارتی میباشد، است.

مزیت دوم مهمی که از نقاط قوت این فکس ها است مناسب بودن آنها برای کارکرد در شرایط سخت (جاهای که اصول نگهداری فکس کمتر رعایت میشود،مثل گرد گبار و ..)و همچنین امکان استفاده مکرر و زیاد بدون آسیب میباشد.

مزیت سوّم دستگاه های فکس حرارتی را اشغال فضای کمتر نسبت به دیگر فکس ها دانست.

معایب: اصلی ترین عیب این فکس ها در مقابل کارایی بالا و مزایای ارزشمند آنها بر میگردد به همان طرز کار و نحوه چاپ حرارتی آنها،در این شرایط شما هنگام ارسال فکس هیچ مشکل یا تفاوتی نسبت به فکس های گران قیمت دیگر ندارید،ولی هنگام دریافت فکس یا کپی کردن به جای اینکه شما فکس را روی کاغذ های استاندارد مثل A4 ,A5 ,..دریافت کنید روی کاغذ های حرارتی دریافت خواهید کرد.ومشکل اصلی این است که این کاغذ ها و نوشته های روی آنها را نمیتوان برای مدت طولانی مثلا یک سال بایگانی کرد و برای بایگانی اگر نیاز باشد باید مطالب انتقال یابد.

 دیگر عیب  این دستگاه عدم اتصال به کامپیوتر است.