آموزش نحوه انتخاب و خرید مناسب ترین گوشی تلفن رومیزی پاناسونیک

در تمام شرکت ها بدون در نظر گرفتن نوع سانترال باید به این نکته توجه کرد که چه تلفن رومیزی برای چه فردی مناسب است. در هر شرکتی، هر فرد متناسب با جایگاه و سمتی که دارد با خطوط ارتباطی درگیر است و این میزان استفاده بیانگر مشخصات تلفن است. افرادی که کار دفتری انجام می دهند هر کدام به چند دسته مختلف تقسیم بندی می شوند. اپراتور (منشی)، واحد مالی، واحد فروش و بخش های مختلف دیگر هر کدام متناسب با جایگاه خود و نوع شغلی که دارند نیازمند تلفن هایی خاص هستند که پاسخ گوی آن ها و بر طرف کننده توقعات آن ها باشد.
اپراتور و واحد فروش شرکت همواره جزء بخش های شرکت هستند، در واقع قلب شرکت به حساب می آیند. به همین دلیل باید بهترین تجهیزات را متناسب با نوع سانترال و سیستم ارتباطی برای آن ها در نظر گرفت. اپراتور ها به دلیل اینکه توزیع کننده تماس ها هستند باید تلفنی داشته باشند که از این بابت بی نظیر باشد. واحد فروش نیز به دلیل پاسخ گو بودن تماس ها باید تلفنی را در دست داشته باشند که به غیر از داشتن امکان نمایشگر اطلاعات تماس گیرنده (سرویس کالر آیدی) باید دارای کلید های DSS (کلید های نشانگر کنار گوشی) باشد. در هر سانترال تلفن های مختلف کارایی خاص دارند و در سانترال کم ظرفیت به دلیل این که این سیستم به صورت پیش فرض سیستمی آنالوگ - هایبرید است از تلفن هایی با این مشخصات پشتیبانی می کند.

سانترال کم ظرفیت پاناسونیک متناسب برای محیط های کوچک می باشد . این محیط های کوچک و متوسط که حداکثر دارای 24 کاربر هستند . می توانند از تلفن های کاملا معمولی استفاده کنند و یا از تلفن های هیبرید مانند گوشی تلفن KX-T7730 و... برای داشتن مکالمه ای لذت بخش کمک بگیرند. تلفن های معمولی و انالوگ پاناسونیک دارای حداقل امکانات ظاهری و کلید های میانبر هستند اما این تلفن ها باز هم کارایی خود را دارند زیرا با برنامه ریزی سانترال می توان از این تلفن ها مانند تلفن های همه کاره ای هم چون KX-T7730 استفاده نمود. این برنامه ریزی به گونه ای که از کلید های تلفن و یا حتی قلاب گوشی برای انتقال و پشت خط گذاشتن فرد تماس گیرنده استفاده می شود.

سانترال پر ظرفیت پاناسونیک دنیایی متفاوت از کال سنتر های آنالوگ است و امکانات آن غیر قابل مقایسه با مدل کم ظرفیت خود است. پاناسونیک این سیستم ارتباطی پیشرفته را برای شرکت های بزرگ و یا حتی کمپانی هایی بسیار بزرگ طراحی کرده است که این دستگاه ها با جای دادن کارت های مختلف در خود برای ارائه خدمات آماده می شوند. از کارت هایی که برای استفاده از سیستم دیجیتال قرار می گیرد کارت خطوط داخلی آنالوگ، کارت خطوط داخلی هایبرید و کارت خطوط داخلی دیجیتال است. در این شرکت های بزرگ مانند شرکت های کوچک تلفن هر فرد متناسب با جایگاهی که در شرکت دارد انتخاب می شود. نگهبان، حسابدار و حتی مدیریت هر بخش و یا کارمندان معمولی اداری هر کدام می توانند از تلفن های خاص طراحی شده برای خود استفاده نمایند، البته استفاده از این تلفن ها در شرایطی است که کارت مخصوص هر تلفن در دستگاه نصب و راه اندازی شده باشد. البته این نکته را باید متذکر شد که هر کارت مختص به تلفن نبوده و با صلاح دید و نوع انتخاب مدیریت می توان از کارت های 8 و 16 پورتی استفاده کرد.

این تلفن های بیان شده هر کدام ویژگی خاص دارند اما اکثر گوشی های هایبرید و دیجیتالاین قابلیت را دارند که از کنسولی با نام کنسول DSS پشتیبانی کنند. این کنسول در واقع دارای صفحه است که در بعضی از مدل ها 24 کلید و در بعضی دیگر 12 کلیدی می باشد. این کلید ها برای برقراری تماس استفاده می شود. این کلید های میانبر سرعت برقراری مکالمه را بالا می برند. استفاده از این کنسول ها و انتخاب مدل آن ها در تلفن های هایبرید و تلفن دیجیتال متفاوت می باشد. هم چنین می توان از هدست برای پاسخ گویی مکالمات استفاده کرد. هدست مانند گوشی تلفن است که از طریق سیم و سوکت به تلفن متصل می شود و این اتصال باعث می شود که فرد پاسخ گو با استفاده از گوشی هدست مکالمات را گوش دهد و از طریق میکروفن موجود بر روی این هدست بتواند با فرد مکالمه را ادامه دهد. این هدست ها به نوع و مدل گوشی مربوط نبوده و بدون نظر گرفتن مشخصات گوشی می توان برای داشتن مکالمه ای راحت و بدون دخالت دست از این سیستم های ارتباطی پیشرفته استفاده نمود. هدست های پاناسونیک دارای گیره ای بر روی سیم هستند که با استفاده از این گیره می توان سیم را به لباس خود متصل کرد، این کار باعث می شود که سیم هدست ایجاد مزاحمت نکند و یا با برخورد دست این ارتباط دچار مشکل نشود. این هدست ها در مورد دو مدل تک گوشی و دو گوشی طراحی شده است.

دلایل استفاده از دستگاه سانترال

سانترال ، مرکز تلفنی منعطف و قابل تغییر و بروزرسانی است و ایجاد و پیاده سازی این تغییرات همگی از طریق نرم افزار پاناسونیک و یا تلفن مدیریتی آن صورت می گیرد . پشتیبانی از خطوط شهری با کارت هایی خاص و تعریف سطوح کاربری تلفن متناسب با جایگاه هر فرد با کارت های داخلی سانترال و محدودسازی یا اعمال محدودیت برای کاربرانی خاص و یا کلیه کاربران برای تعیین کلاس و سطح کاری هر فرد و دسترسی به خطوط و حتی در نحوه دریافت تماس...

عملکرد سانترال

با توجه به توضیحات فوق می توان دریافت که سانترال با توجه به شرایط موجود و توانایی هایی که دارد کار مدیریت و کنترل و توزیع تماس ها را به عهده دارد و این عملکرد در هر مدلی متفاوت و بسته به شرایط فرد و محیط قابل تغییر است .

علت بهینه سازی خطوط شهری

بهینه سازی خطوط و تماس ها از بزرگترین کارهایی است که این مرکز تلفن بر عهده دارد و یکی از دلایل طراحی و ساخت آن این موضوع می یاشد . یکپارچه سازی خطوط شهری و درهم تنیده شدن تلفن داخلی ها و امکان دسترسی همگان به خطوط و یا تعریف نوع و میزان دسترسی از بزرگترین ویژگی های سانترال به حساب می آید.

علت خرید سانترال

با توجه به مطالب گفته شده علت خرید سانترال کاملاً توجیه کننده و قابل قبول است . مرکز تلفن با قابلیت سطح بندی و مدیریت تماس ها بهترین سیستمی است که یک فرد می تواند در شرکت خود از آن استفاده کند .

ویژگی سانترال کم ظرفیت پاناسونیک

پاناسونیک برای شرکتهایی با حیطه فعالیت کوچک و کاربران محدود تلفنی، مرکز تلفنی طراحی کرده که حداقل خطوط پشتیبانی آن 3 و حداکثر آن 8 خط شهری است. این دستگاه سانترال ، کم ظرفیت ترین سیستم ارتباطی کمپانی پاناسونیک بوده که به 8 کاربر تلفن اجازه استفاده از 3 خط شهری را می دهد. برنامه ریزی دستگاه سانترال KX-TES824 از طریق گوشی KX-T7730 امکان پذیر بوده و بدون نیاز به لپ تاپ و یا تجهیزاتی اضافه می توان این سیستم ارتباطی را برنامه ریزی کرد. خریداران این دستگاه ارتباطی نیز می توانند با فراگیری آموزش سانترال، برنامه ریزی مرکز تلفن را خود برعهده گرفته و تنظیمات دلخواه خود را بر روی سیستم پیاده سازی کنند. این دستگاه قابلیت ارتقا  حداکثر پشتیبانی از 8 خط شهری و 24 خط داخلی دارد. همچنین می توان بر روی این دستگاه کم ظرفیت منشی خودکار (راهنمای 3 مرحله ای تماس)، سرویس نمایشگر شماره و پیغام گیر نصب کرد.

از دیگر ویژگی های کارآمد این سانترال پاناسونیک می توان به موارد زیر اشاره کرد:


منشی اتوماتیک (واحد پذیرش خودکار 3مرحله ای)
نمایشگر مشخصات تماس گیرنده روی تلفن معمولی و تلفن سانترال (caller Id)
پیام گیر (bv)
مدیریت تماس ورودی و خروجی
نصب درب باز کن و زنگ درب
مسیر دهی قابل برنامه ریزی پیام های کوتاه SMS
تعمیر،نگهداری وبرنامه ریزی هوشمند از راه دور
ارسال و دریافت فاکس از طریق منشی اتوماتیک
سازگاری با گوشی های معمولی و خانگی
انتقال تماس به موبایل و یا خطی خارج از دستگاه سانترال
حالت روز / شب / ناهار
قابلیت کنفرانس 5 نفره
قابلیت ثبت 5 شماره به عنوان شماره اضطراری که در زمان لزوم با آنها تماس گرفته شود .

علت وجود کارت های مختلف و ظرفیت های گوناگون در مراکز تلفن پاناسونیک

در مجموعه های مختلف شرایط ارتباطی خاص خود آن مجموعه برقرار می باشد، به بیانی بهتر می توان گفت که در هر مجموعه خطوط شهری با تعداد خاص و یا کاربران با تعداد مختلفی وجود دارند به همین دلیل وجود مرکز تلفنی باشرایط ثابت و غیر قابل انعطاف موجب می شود که شرکت های تولید کننده این محصولات (از جمله کمپانی پاناسونیک ) مجبور به طراحی و ساخت هزاران مرکز تلفن متناسب با این محیط ها شوند.

اما راه حل این موضوع چیست؟

پاناسونیک برای این منظور دو سری از محصولات را در نظر گرفت و روانه بازار کرد که به دوبخش بزرگ سری کم ظرفیت و سری پرظرفیت طبقه بندی می شود. در سری کم ظرفیت که برای محیط های کوچک در نظر گرفته شده 3جای کارت تعبیه شده است که این کارت ها به صورت ترکیبی از خطوط شهری و خطوط داخلی طراحی شده اند اما در سری پرظرفیت به دلیل ماهیت و ساختار خاص این مراکز تلفن که مخصوص محیط هایی بزرگ و نامحدود است پاناسونیک ابتدا با جداسازی کارت ها تلاش کرد تا تعداد خط شهری داخلی بیشتری به دستگاه معرفی کند.
پاناسونیک در این راه ابتدا خطوط شهری و خطوط داخلی را جداسازی کرد و سپس با طراحی کارت آپشن (KX-TDA0190) امکان نصب چندین کارت مختلف را مانند کارت دیزا (KX-TDA0191) فراهم نمود و سپس قدم هایی بعدی مانند طراحی کارت PRI را در دستور کار خود قرار داد.

ظرفیت هر کارت چه مقدار است؟

همان طور که گفته شد در سری پر ظرفیت مدل های مختلفی برای محیط های گوناگون طراحی شده است که هر کدام متناسب با نیاز مجموعه تجهیز می شوند. به همین منظور پاناسونیک هر کارت را در ظرفیت های مختلفی طراحی کرده که این ظرفیت ها متناسب با نوع کارت متفاوت است. این در نظر گرفتن ظرفیت های مختلف از نظر اقتصادی بسیار به مقرون به صرفه بوده است زیرا در مجموعه هایی متوسط که 10 خط داخلی دارند وجود کارت 16تایی داخلی فرد را مجبور به خرید کارت 24 تایی خط داخلی نمی کند که این امر در عین کاهش هزینه های خرید این محصول موجب جذب مجموعه برای مجهز شدن به این مراکز ارتباطی می شود.
با توجه به توضیحات فوق می توان دلیل وجود کارتهایی با ظرفیت های مختلف را به راحتی متوجه شد و در هنگام خرید با توجه به ظرفیت کاربران و نوع سیستم مورد نیاز خریدی آگاهانه را انجام داد.

دیزا چیست و چه ویژگی هایی دارد وچرا باید شرکت ها دیزا داشته باشند ؟

سیستم دیزای دستگاه سانترال این امکان را به تماس گیرنده می دهد تا پس از تماس با سازمان یا شرکت مورد نظر بدون اینکه با منشی یا هر فرد دیگری صحبت کند تا به قسمت مورد نظر وصل شود ، با گرفتن شماره ای می تواند با قسمت مورد نظر ارتباط برقرار کند . زمانی که فرد با شماره شرکت یا سازمان دارای سیستم دیزا تماس می گیرد پیغامی برای او پخش می شود که شامل توضیحاتی درباره داخلی ها و شماره آنهاست و فرد با گرفت شماره ها به قسمت مورد نظر وصل می شود . به بیان دیگر این سرویس عهده دارمدیریت ، کنترل و توزیع تماس های ورودی است .

اگر مرکزی دیزا نداشته باشد چندین نفر به عنوان پاسخگوی تماس گیرنده ها حضور دارند و هم چنین تماس گیرنده زمان بیشتری را باید برای وصل شدن به واحد مورد نظر صرف کند . در نتیجه دیزا دارای مزیت هایی چون :

•     کم شدن نیروی دفتری
•     صرف زمان کمتر از جانب تماس گیرنده برای رسیدن به هدف

همان طور که می دانید سانترال به 2 دسته کم ظرفیت و پرظرفیت تقسیم می شود . سیستم دیزا در سانترال کم ظرفیت 2 تماس در لحظه و در سانترال پر ظرفلیت 12 تماس در لحظه را می تواند مدیریت کند.

خصوصیت مهم دیزا
شیفت بندی کردن :
شیفت بندی یعنی اینکه 24 ساعت شبانه روز را به سه قسمت روز ، نهار ، شب تقسیم کرده و سازمان مورد نظر ساعت های مربوط به این سه قسمت را تنظیم می کند . به طور مثال روز را به ساعت های 8 تا 12 و 13 تا 16 (ساعت کاری شرکت) ، نهار و نماز را 12 تا 13 و شب را از ساعت 16 تا 8 صبح روز بعد قسمت بندی می کند . زمانی که فرد در ساعت های کاری تماس بگیرد با راهنمایی های موجود به قسمت مورد نظر وصل می شود ، در زمان نهار و نماز سیستم پیغام ساعت نهار و نماز را اعلام می کند و فرد می تواند در صندوق صوتی پیغام خود را بگذارد یا اگر سازمان شماره ای را برای پاسخگویی دراین ساعت در نظر گرفته وصل شود و در غیر از ساعت کاری صندوق صوتی برای گرفتن پیغام فعال می باشد.

چرا باید شرکت ها و سازمان ها دیزا داشته باشند ؟

شرکت ها و سازمان هایی که از سیستم دیزا استفاده می کنند غیر از اینکه احتیاجی به نیروی کار زیاد برای پاسخگویی به تماس ها ندارند و در هزینه های مربوط به نیروی کار صرفه جویی می کنند ، برای تماس گیرنده ها و وقتشان احترام قائل هستند که این مهم ترین مورد می باشد . هم چنین دیزا به مجموعه جلوه زیباتری می دهد و تماس گیرنده ها از این که مجموعه مورد نظر برای آنها ارزش قائل شده رضایت بیشتری دارند .