دستگاه سانترال پرظرفیت، تلفنی مناسب برای هتل

امروزه شاهد تحول و دگرگونی در زمینه فناوری مخابرات و IT هستیم. سیستم های تلفن سانترال به گونه ای طراحی شده اند تا بتوانند حداکثر بهره را این تغییرات حاصل نموده و با ارائه محصولاتی مدرن و بسیار جدید کلیه نیاز های مشتریان را برآورده کنند.
دستگاه سانترال برای هتل ها وسیله ارزشمندی برای بهبود بهره وری و ارائه سرویس به مشتریان است. این مرکز تلفن عملکرد مربوط به امور داخلی هتل با ویژگی هایی مانند کنترل ورود و خروج، تماس برای بیدار شدن و... را فراهم می کند.

هم چنین این دستگاه ارتباطی را می توان به صندوق حسابداری و نشانگرهای نوری پیام بر روی تلفن های اتاق مرتبط کرد که می توان به موارد زیر اشاره داشت:

• تنظیم پاک کردن نام و شماره داخلی
• صورت حساب مکالمه تلفن
• روشن و خاموش شدن نشانگر نوری پیام
• کنترل ورود و خروج
• تنظیم زنگ برای بیدار شدن
• اطلاعات مربوط به وضعیت اتاق

آموزش نحوه استفاده از تلفن در هتل برای ثبت ورود و خروج مسافر

انجام عمل Check In
برای ثبت ورود مسافر در دستگاه عملیات زیر را باید انجام داد (این روند را بدون برداشتن گوشی از روی تلفن اعمال کنید):

شماره داخلی مورد نظر را وارد نمایید.
کلید Enter را فشار دهید.
برای خروج Exit را انتخاب کنید.
اگر از کنسول DSS استفاده می کنید شماره مربوط به آن داخلی را انتخاب کنید و با Enter کردن آن داخلی فعال می شود.

برای انجام عمل Check Out
برای ثبت خروج مسافر در دستگاه عملیات زیر را باید انجام داد (این روند را بدون برداشتن گوشی از روی تلفن اعمال کنید):

در این حالت دو نوع انتخاب وجود دارد که مربوط به انتخاب پرینت صورت حساب است.

شماره داخلی مورد نظر را انتخاب کنید
کلید Enter فشار دهید.
اگر تمایل به چاپ صورتحساب دارید کلید Print را انتخاب نموده و سپس Next را فشار دهید، در غیر این صورت فقط Next را فشار دهید.
سپس Enter را انتخاب نموده.
برای خروج Exit را فشار دهید.
اگر از کنسول DSS استفاده می کنید شماره داخلی را فشرده و سپس Enter کنید.

این مرکز تلفن با داشتن قابلیت هایی متناسب برای مدیریت مسافران در هتل، سرعت بخشیدن به واحد پذیرش و افزایش رضایتمندی مسافران و هم چنین کاهش حجم کاری پرسنل هتل را موجب می شود.

برنامه ریزی در سانترال کم ظرفیت

برای برنامه ریزی در سانترال کم ظرفیت که حداقل خط پشتیبانی 3 و حداکثر آن 8 خط شهری می باشد ، می توان از دو روش اعمال کرد ، از طریق کامپیوتر و یا تلفن مدیریتی .

برای برنامه ریزی از طریق تلفن باید یک گوشی مدیریتی به نام KX-T7730 در دسترس داشت و تمام برنامه ریزی ها با این تلفن امکان پذیر خواهد بود.

در سانترال کم ظرفیت به دلیل کوچک بودن فعالیت شرکت ، کمپانی پاناسونیک برنامه ریزی این دستگاه و هم چنین گوشی های فابل استفاده از این دستگاه را به شکلی ساده طراحی کرد.

دیگر کاربران این سانترال کم ظرفیت می توانند از گوشی های معمولی پاناسونیک مانند KX-S500 , KX-TS520 , KX-TC11 , KX-TS520 , KX-TS620 , KX-TS580 , KX-T7705 استفاده کنند.

این گوشی مدیریتی باید در اختیار مدیریت یا منشی باشد زیرا انتقال و بهینه سازی تماس باید توسط مدیریت و یا منشی صورت گیرد تا دیگران توانایی استفاده از خطوط را داشته باشد.

خرید دستگاه سانترال راه حلی برای وفادار ساختن مشتری

شرکت را برای مشتری خود به بت تبدیل کنید .

مدیرانی موفق هستند که با داشتن کادری کوچک و مجموعه ای بسیار محدود امکانات و خدماتی به کاربر خود ارائه دهند که در نهایت موجب وفاداری مشتری به آن مجموعه گردد . سطح این وفاداری به کوچکی و بزرگی مجموعه نیست بلکه به خدماتی است که در رابطه با حیطه اختیاری خود ارائه می کنند .

برای زیباتر جلوه دادن شرکت و آراستن شرکت راه های مختلفی است که هر شرکتی متناسب با نوع دریافت مشتری متفاوت است . مشتری های حضوری و یا مشتری تلفنی هر کدام روش های خاص خود را دارند .

شرکت نوآوران توسعه پارس هونام نیز با داشتن کادری کوچک تصمیم به بهبود و زینت دهی تماس های خود کرد و چه راهی بهتر و کاربردی تر از سانترال .

در تاریخ 93/5/9  با برقراری تماس با واحد فروش و بیان خواسته های خود و بیان ظرفیت خطوط شهری و خطوط داخلی پیش فاکتور زیر تهیه و در همان روز تأیید گردید .

    دستگاه سانترال مدل KX-TES824 با ظرفیت 3 خط شهری و 8 خط داخلی
    کارت نمایشگر مشخصات تماس گیرنده (CID) با ظرفیت 3 خط مدل KX-TE82494
    کارت اپراتور خودکار(DISA)  با امکان پاسخگویی 2 تماس در لحظه مدل KX-TE82491
    دستگاه موزیک انتظار با قابلیت ضبط صدا و 1200 موزیک و دکلمه آماده
    گوشی تلفن مدیریتی پاناسونیک مدل KX-T7730

    مجموعه کامل باطری back up به همراه کابل رابط فابریک

طی مکالمات صورت گرفته قرار شد تا در زمان مشخص از سوی مدیریت آن شرکت ، زمان اعزام کارشناسان فنی پاناسونیک برای نصب و راه اندازی سانترال مقرر و مشخص گردد .

UCD در دستگاه سانترال

همواره پاسخگویی به مشتریان از طریق تلفن و برطرف کردن نیاز آنها و نحوه فروش محصول از این طریق دغدغه فکری مدیران شرکتها بوده و مدیران همیشه در پی افزایش بهره وری و کاهش هزینه های اضافی و کسب رضایت مشتریان از شرکت هستند. یکی از عوامل تحقق این خواسته مدیران نظارت و کنترل بر نحوه عملکرد پاسخگویی اپراتور ها و افراد به مشتریان است که با استفاده از این برنامه می توان بهترین راه حل را برای پاسخگویی در نظر گرفت.

در شرکتهایی که تماسهای تلفنی دارای حجم زیادی است و افراد زیادی با شرکت در تماس هستند پاسخگویی به حجم زیاد تماس ها بعد از مدتی کاربران (افراد پاسخ گو به تلفن ها) را خسته می کند. این برنامه در بهبود شیوه پاسخ گویی به مکالمات راه حلی بسیار مناسب است به گونه ای با تعریف کردن داخلی های اپراتوری برای دستگاه سانترال تماس های دریافتی به طور منظم در بین این داخلی ها پخش می شود و حجم تماس دریافتی توسط کاربران به تعادل رسیده و این کار روند خستگی افراد را کاهش می دهد و در نحوه پاسخگویی به مشتریان تاثیر فراوانی دارد که در نهایت باعث ایجاد رضایت و اعتماد در مشتری می شود.

این برنامه با نام UCD یا مدیریت تماس در نرم افزارهای سانترال ذکر شده است که مخفف کلمه Uniform Call Distribution است که معنای لغوی آن توزیع یکسان مکالمه است.

این برنامه به صورتی کاملا ساده در دستگاههای سانترال تعریف شده و برای فعال سازی این برنامه فقط باید داخلی ها را گروه بندی کرد و گروه پاسخگو به تماس های تلفنی را مشخص نمود. این برنامه قابل اجرا در دستگاه سانترال پاناسونیک می باشد و در تمام سری های این کمپانی اعم از سانترال کم ظرفیت، سانترال پر ظرفیت، سانترال تحت شبکه قابل برنامه ریزی و اجرا می باشد که فعال کردن این سرویس متناسب با نوع سانترال متفاوت است.

دستگاه سانترال تحت شبکه

کارایی دستگاه های سانترال کم ظرفیت محدود به استفاده از خطوط تلفن می شود و در صورت بروز هر مشکلی برای خطوط عملا فعالیت شرکت را تحت تاثیر خود قرار می داد. سانترال کم ظرفیت پاناسونیک این قابلیت را ندارد که در صورت توسعه سازمان، ارتقاء یافته و متناسب با فعالیت شرکت خدمات مورد نظر را ارئه کند زیرا حداکثر پشتیبانی این دستگاه 8 خط شهری و توانایی ارائه خدمات را به حداکثر 24 داخلی داشته که این دستگاه از تلفن های آنالوگ و هایبرید صرفا استفاده می کند و تلفن های دیجیتال بر روی این دستگاه 8به24 قابل استفاده نمی باشد.

با هوشمند شدن موبایل ها، کاربران از اینترنت فقط برای جستجو و یا وب گردی استفاده نمی کنند و اینترنت را یک راه ارتباطی آسان و ارزان می دانند.
در تولید دستگاه سانترال پرظرفیت دیجیتال و دستگاه سانترال تحت شبکه از نرم افزار ها و کارت هایی استفاده شد که این قابلیت را به دستگاه می دهند که بتوانند از طریق اینترنت تماس برقرار کرده و یا خیلی از اطلاعات دستگاه مرکز تلفن را از طریق ایمیل با فرد درخواست کننده در میان بگذارد. با به کار بردن این کارت ها در سانترال این امکان برای تمام کاربران فراهم می شود که تماس هایی با کمترین هزینه ممکن را داشته باشند .

دستگاه سانترال تحت شبکه از اینترنت برای برقراری تماس استفاده می کند که این امر با استفاده از اتصال به شبکه از طریق LAN امکان پذیر می باشد.

استفاده از دستگاه سانترال تحت شبکه مزیت هایی دارد که در زیر به بیان خلاصه ای از آنها می پردازیم:

صرفه جویی در هزینه برقراری تماس با استفاده از تکنولوژی VOIP
برنامه ریزی آسان و راحت از طریق کامپیوتر
مدیریت برنامه های سانترال از طریق شبکه
ارتباط راحت با شعب مختلف سازمانی و برقراری ارتباط داخلی درون سازمانی
قابلیت استفاده از CRM برای بهبود روند کسب و کار
نصب صندوق صوتی بر روی دستگاه مرکزی و استفاده از پیغام گیر شخصی برای هر داخلی
قابلیت اتصال به اینترنت و بهره گیری از تکنولوژی SIP
ارائه خدمات بهتر به مشتریان با استفاده از سیستم دیزت و دیگر برنامه های کاربردی