UCD در دستگاه سانترال

همواره پاسخگویی به مشتریان از طریق تلفن و برطرف کردن نیاز آنها و نحوه فروش محصول از این طریق دغدغه فکری مدیران شرکتها بوده و مدیران همیشه در پی افزایش بهره وری و کاهش هزینه های اضافی و کسب رضایت مشتریان از شرکت هستند. یکی از عوامل تحقق این خواسته مدیران نظارت و کنترل بر نحوه عملکرد پاسخگویی اپراتور ها و افراد به مشتریان است که با استفاده از این برنامه می توان بهترین راه حل را برای پاسخگویی در نظر گرفت.

در شرکتهایی که تماسهای تلفنی دارای حجم زیادی است و افراد زیادی با شرکت در تماس هستند پاسخگویی به حجم زیاد تماس ها بعد از مدتی کاربران (افراد پاسخ گو به تلفن ها) را خسته می کند. این برنامه در بهبود شیوه پاسخ گویی به مکالمات راه حلی بسیار مناسب است به گونه ای با تعریف کردن داخلی های اپراتوری برای دستگاه سانترال تماس های دریافتی به طور منظم در بین این داخلی ها پخش می شود و حجم تماس دریافتی توسط کاربران به تعادل رسیده و این کار روند خستگی افراد را کاهش می دهد و در نحوه پاسخگویی به مشتریان تاثیر فراوانی دارد که در نهایت باعث ایجاد رضایت و اعتماد در مشتری می شود.

این برنامه با نام UCD یا مدیریت تماس در نرم افزارهای سانترال ذکر شده است که مخفف کلمه Uniform Call Distribution است که معنای لغوی آن توزیع یکسان مکالمه است.

این برنامه به صورتی کاملا ساده در دستگاههای سانترال تعریف شده و برای فعال سازی این برنامه فقط باید داخلی ها را گروه بندی کرد و گروه پاسخگو به تماس های تلفنی را مشخص نمود. این برنامه قابل اجرا در دستگاه سانترال پاناسونیک می باشد و در تمام سری های این کمپانی اعم از سانترال کم ظرفیت، سانترال پر ظرفیت، سانترال تحت شبکه قابل برنامه ریزی و اجرا می باشد که فعال کردن این سرویس متناسب با نوع سانترال متفاوت است.

برنامه ریزی دستگاه سانترال پاناسونیک

دستگاه سانترال در زمان استفاده نیاز به برنامه ریزی و انجام کلیه مراحل نصب را دارد و این امر تفاوتی در نوع محصول ندارد.  پاناسونیک برنامه ریزی دستگاههای سانترال خود را از دو روش تلفن پاناسونیک و کامپیوتر امکان پذیر کرده است. این دو روش هر کدام نیازمند دانشی خاص هستند که مستلزم آموزش سانترال و آموزش نحوه کار با دستگاه تلفن هستند.
نمایندگی های پاناسونیک این امتیاز را دارا هستند که این کمپانی به صورت دوره ای اطلاعات به روز شده ی دستگاههای سانترال را در اختیار آنها قرار می دهد.

گروه فنی مهندسی ارتباط به عنوان نمایندگی رسمی پاناسونیک با داشتن کادری مجرب و با اطلاعات به روز در مورد دستگاه های سانترال کم ظرفیت، پرظرفیت، تحت شبکه در خدمت مشتریان است تا در زمینه مشاوره و خرید سانترال، نصب و برنامه ریزی تلفن پاناسونیک و هم چنین تعمیر دستگاه سانترال انجام وظیفه کند.

این شرکت کلیه دستگاههای سانترال و تلفن های

رومیزی و بیسیم خود را با گارانتی معتبر کامتل عرضه

می کند.

پیغام گیر در دستگاه سانترال پاناسونیک

اگر در سانترال پاناسونیک کارت پیغام گیر bv (KX-TE82492 کارت ضبط پیغام به مدت 60 دقیقه) نصب شده باشد می توان برنامه ضبط پیغام ها را فعال نمود و مدّت زمان ضبط پیغام را انتخاب کرد. این زمان می تواند بین یک تا 20 دقیقه باشد. اگر کارت BV بر روی مرکز تلفن نصب شده باشد، با استفاده از این برنامه می توان مدّت زمان مورد نیاز را برای پیغام های عمومی و شخصی تعیین و تنظیم نمود و این مدّت زمان بر حسب دقیقه و از یک تا 15 دقیقه قابل تنظیم می باشد. این کارت به صورت اختیاری بوده و کاربر در صورت نیاز می تواند با نصب این کارت در سانترال خود از این سرویس استفاده نماید.

  فعال نمودن این سرویس پیغام گیر در سانترال کم ظرفیت پاناسونیک                    

چنانچه کارت اختیاری BV بر روی مرکز تلفن نصب شده باشد، می توان داخلی هایی که نیاز به این سرویس دارند را تعیین کرده و به انها اجازه استفاده از این سرویس را داد. به عبارت دیگر برای هر کدام از داخلی ها که در این برنامه فعال شده باشد امکان استفاده از پیغام گیر وجود دارد، در غیر این صورت این سرویس برای همه فعال است. استفاده کننده از این سرویس می تواند پیغامهای صوتی ضبط شده بر روی سیستم را پخش و یا پاک کند . این امکان توسط داخلی استفاده کننده از این سرویس و یا مدیر و یا اپراتور سیستم و از راه دور هم قابل انجام می باشد.
برای اینکه استفاده کننده از داخلی بتواند با استفاده از سرویس راه دور ( از طریق خطوط شهری و تماس برقرار شده توسط سیستم دیزا) به پیغامهای ضبط شده در ناحیه عمومی و یا پیغامهای شخصی دسترسی داشته باشد ؛ باید در حین پخش شدن پیغام دیزا و یا بعد ازآن ؛ یک کد دسترسی به سرویس را وارد کند که این کد قابل تعریف و واگذاری برای هر کدام از داخلی ها می باشد. هر کدام از داخلی ها که کد مخصوص به خود را وارد کند به صندوق صوتی مرتبط با داخلی خودش ارتباط برقرار خواهد کرد.
باید توجه داشت که کد دسترسی به سیستم از طریق خط شهری باید متفاوت با شماره های داخلی باشد در غیر این صورت، وارد شدن چنین کدی بجای وصل شدن به سیستم با یک داخلی ارتباط برقرار خواهد شد.

چگونه یک دستگاه فکس مناسب انتخاب کنید ؟

دستگاه فکس چیست ؟

دستگاه فکس به دستگاهی گفته می شود که امکان ارسال و دریافت نامه های اداری را با استفاده از خطوط تلفن مهیا می کند . بدین صورت که کاغذ در دستگاه وارد شده و اسکن می شود و سپس از طریق تلفن فرستاده می شود .
دستگاه فکس نوشته یا همان نامه های اداری را به کدهای مناسب برای ارسال در خطوط تلفن تبدیل می کند . این کار توسط فکس مبدأ صورت می گیرد ، پس از تبدیل نوشته به سیگنال های قابل ارسال در خطوط تلفن و ارسال آن به فکس دیگر ، فکس مقصد سیگنال های دریافتی را به نوشته تبدیل کرده و نوشته ها بر روی کاغذ چاپ می شوند .
فکس ها به سه دسته لیزری ، کاربنی ، حرارتی تقسیم می شوند که با توجه به نیاز شرکت و استفاده کننده مورد نظر نوع آن مشخص می شود . به طور مثال در یک شرکت کوچک که تعداد نامه های اداری ارسالی و دریافتی کم است استفاده از فکس حرارتی که دارای سرعت کم است مناسب تر می باشد یا در شرکت متوسط که تعداد فکس ها زیاد نیست و تنها یک نفر (مثلاً منشی) از فکس استفاده می کند ، فکس کاربنی که سرعتی متوسط دارد نیاز شرکت را مرتفع می سازد و در شرکت بزرگ که چندین نفر از دستگاه فکس استفاده می کنند و تمایل به استفاده مفید از فضای شرکت را دارند و تعداد نامه های ارسالی و دریافتی زیاد است بهتر است از فکس لیزری استفاده شود که سرعت بالایی دارد و هم چنین دارای ویژگی های خاص زیادی می باشد .

شرکت هایی که دستگاه سانترال دارند از چه فکسی باید استفاده کنند ؟

شرکت هایی که دستگاه سانترال دارند با توجه به موارد فوق ، فکس مورد نظر را تهیه کرده و آن را به عنوان یک داخلی در سانترال تعریف کنند تا کلیه کارکنان بتوانند در صورت لزوم مکالمات را به این سیستم ارتباطی پیشرفته انتقال دهند .
تعریف فکس به عنوان یک داخلی در دستگاه سانترال موجب می شود در عین استفاده از قابلیت های سانترال برای دریافت فکس اتوماتیک ، وجهه شرکت نیز در برابر تماس گیرنده حفظ شود .

موارد مهم دیگری برای انتخاب دستگاه فکس

- فکس دارای گوشی تلفن باشد یا خیر ؟                                                                      
بعضی از دستگاه های فکس دارای تلفن رومیزی و یا تلفن بی سیم هستند مانند مدل KX-FT711

- در صورت داشتن تلفن ، پیغام گیر هم داشته باشد ؟

فکس هایی که دارای گوشی تلفن هستند می توانند دارای پیغام گیر به منظور دریافت پیغام در هنگام عدم پاسخگویی باشند .

- انتخاب فکسی که بتواند از دو طرف کاغذ پرینت بگیرد و یا فقط از یک طرف کاغذ

بعضی از دستگاه های فکس قابلیت برش خودکار کاغذ را دارند مانند اکثر فکس هایی که به جای کاغذ از رول استفاده می کنند .

- داشتن حافظه برای دریافت فکس در هنگام نبود کاغذ

فکس هایی که دارای حافظه هستند ، زمان که کاغذ در دستگاه فکس وجود نداشته باشد فکس را در حافظه خود نگه می دارد و پس از گذاشتن کاغذ ، فکس دریافتی چاپ می شود .

نکته ای مهم در رابطه با دستگاه سانترال کم ظرفیت

دستگاه سانترال کم‌ظرفیت مدل KX-TES824 دارای 3 جای کارت است که یکی از این درگاه‌ها در حالت پیش‌فرض از بدو ورود به بازار پر شده و ظرفیت دستگاه را به 3خط شهری و 8 داخلی تبدیل کرده است اما این تمام قابلیت دستگاه نبوده و دستگاه با داشتن 2 جای کارت دیگر امکان افزایش ظرفیت سیستم را فراهم می‌کند.

پاناسونیک برای این 2 اسلات 2 کارت خاص طراحی کرده است که حتماً باید در این اسلات ها جای گذاری شود که به شرح زیر است.

کارت KX-TE82483

کارت افزایش 3 خط شهری و 8 داخلی، کارت دومی است که حتماً باید نصب گردد و در غیر این صورت دستگاه قابل‌افزایش نیست زیرا فقط این کارت در اسلات دوم جای گذاری می‌شود.

کارت KX-TE82480

این کارت باقدرت تعریف 2 خط شهری و 8 داخلی دیگر ظرفیت دستگاه را به حداکثر مقدار ممکن ارتقاء می‌دهد.
اما همان‌طور که در ابتدای امر صحبت شد پاناسونیک 3کارت برای این دو اسلات در نظر گرفته است که این (کارت KX-TE82474) با ظرفیت 8 داخلی آنالوگ است قابلیت نصب در کارت دوم و کارت سوم را دارد با این نکته که این کارت فقط قادر به پشتیبانی از تلفن آنالوگ و تلفن‌های ساده است و از گوشی‌های هایبرید مانند KX-T7730 پشتیبانی نمی‌کند.
این کارت مناسب مجموعه‌هایی است که با داشتن حداکثر 3 خط شهری تعداد کاربران حداکثر 16 نفری دارند.